Етапи при изграждане на Система за управление

Етап 1: Диагностика
Установяване на реално прилаганите работни практики в компанията; обхвата на системата; визити на работни места и обекти, преглед на записи и документи, беседи с длъжностни лица. Чрез диагностиката се констатира степента на съответствие на реалните дейности спрямо изискванията на приложимите стандарти (например ISO 9001 или ISO 14001). Диагностиките приключват с подробни констативни и предписателни доклади, които очертават някои от ключовите възможности за постоянни подобрения в цялостната система за управление. Това позволява документите на стандартизираните системи да се планират така, че да са адаптивни към промени, без да е нужно постоянно ревизиране.

Етап 2: Планиране
На база на установени при диагностиката резултати и предвид наличните ресурси и потенциал, се прави планиране, което се състои в изготвяне и утвърждаване на Работен план-график за въвеждане на Системата, който дефинира работните етапи, задачите, сроковете, изпълнителите, отговорниците.

Етап 3: Обучение на служителите
Обучението на служителите има за цел да запознае участниците с идеите и съдържанието на приложимите стандарти (например ISO 9001 или ISO 14001) и конкретните задачи и задължения по въвеждане на Системата и нейната подготовка за сертификация. Обучават се всички ръководители и специалисти, които имат пряк ангажимент или са засегнати макар и косвено от дейности или резултати от планирането, проектирането, документирането, внедряването, прилагането, поддържането или развитието на Системата.

Етап 4: Изграждане на Системата за управление
Генериране на необходимите системни документи от консултантите с активното съдействие на служители на компанията. Актуализираните и нови документи се съгласуват с отговорните лица и подлежат на утвърждаване от ръководителя на организацията.

Етап 5: Издаване на първи вариант на документацията на Системата за управление
Издаване на първи работен вариант на документацията на Системата за управление, които се дистрибутира до ръководителите на различните звена за допълване, промяна или утвърждаване на описанието на функциониране на основните бизнес процеси в организацията и посоченият документооборот.

Етап 6: Официално издаване на документацията на Системата за управление
Утвърждаване на системната документация от висшето ръководство и стартиране на процеса на внедряване и дистрибуция на документацията.

Етап 7: Реално въвеждане на Системата за управление в организацията
Реално въвеждане на документацията на Системата за управление в процеса на работа на организацията. Стартиране на употребата на системната документация на всички работни места; генериране на записи, доказващи функционирането на Системата за управление.

Етап 8: Провеждане на вътрешни одити и предсертификационна/ предакредитационна подготовка
Извършване на оценка на степента на внедряване на документацията на Системата за управление; преглед и проверка на генерираните записи за оценка на функционирането на Системата за управление; провеждане на Преглед от ръководството; проверка на изпълнението на набелязаните коригиращи и/или превантивни действия (ако има набелязани такива); обобщаване на резултати от проведени вътрешни одити; извършване на анализ на потребителската удовлетвореност; извършване на анализ на функционирането на основните процеси в организацията; оценка на измененията на външната среда (нормативна и законодателна рамка).  

Етикети : изграждане на система за управление,обучение на служители,ицо,стандарт,акредитация,сертификация,одит,одитор